UINSA Column

MENGELOLA GUDANG MENJADI RUANG KERJA PINTAR

MENGELOLA GUDANG MENJADI RUANG KERJA PINTAR

Penulis: Elly Fatmawati, S.Ag, MM., Koordinator TU Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Tanggal 2 Agustus 2022 malam pukul 19.30 WIB, pimpinan kami waktu itu, dekan FISIP memposting  undangan  rapat  koordinasi  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  berdasar  surat Rektor nomor : B-3199/Un.07/01/r/H M.01/08/2022 yang salah satu peserta undangan dimaksud adalah saya selaku Koordinator TU FISIP waktu itu.

Bertempat di Aula Pascasarjana UINSA@A.Yani, materi inti rapat kali ini adalah pembagian surat penugasan rotasi unit kerja bagi para koordinator dan sub koordinator. Berdasar ST. Rektor Nomor: B-3201/Un.07/01/R/HM.01/KP.07.5/8/2022, saya yang semula menjabat koordinator di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) di rotasi tempat kerja di Fakultas Ushuluddin dan Filsafat (FUF).

Saya ada di FISIP diera kepemimpinan Dekan yang saat ini menjadi Rektor UINSA Periode 2022-2026, fakultas dengan motto "bahwa FISIP UINSA memang lahir belakangan tapi optimis FISIP UINSA akan sampai duluan di garis finish" selalu memotivasi saya dalam bekerja.

Berangkat dari tempat kerja FISIP di kampus@Gununganyar yang serba wah, ditambah dengan  statement  Bapak  Rektor  yang  “sering”  mencontohkan  FISIP  sebagai  contoh konkrit pencapaian visi misi fakultas pada khususnya dan visi misi universitas pada umumnya,  maka  setelah  rapat  berakhir,  saya  langsung  menuju  FUF,  tempat  kerja mengabdi saya untuk UINSA selanjutnya.

Alhamdulillaah, pas saya di FUF, bu Umami, Wadek 2 FUF sedang mengadakan rapat internal rutin senin siang dengan peserta rapatnya adalah tim tendik (sub koord+JFU), gayung bersambut, kunjungan perdana saya sebagai koordinator FUF langsung disambut baik oleh pimpinan+JFU FUF.

Selesai rapat, saya ditunjukkan tempat kerja koordinator TU FUF lama, tempatnya di paling ujung gedung bersebelahan dengan ruang dosen, ruangan yang nyaman, saya menganggapnya bak kamar hotel karena di dalam diruang koordinator TU FUF lama sudah dilengkapi dengan fasilitas kamar kecilnya tersendiri, meja kerja besar dll.

Tetapi hati kecil saya berlawanan dengan pandangan mata yang ada, ruang kerja yang representatif  itu  saya  nilai  tidak  mempunyai  daya  tarik  untuk  bekerja,  prinsip  saya bekerja adalah untuk melayani dosen, tendik, mahasiswa dan alumni, saya pingin “dekat” dengan semuanya dalam berbagai hal kerja.

Dan ketika saya ditunjukkan ruang frontdesk FUF, pikiran saya langsung bergairah “lha ini ruangan yang pas dan cocok untuk saya bekerja” ruangan yang saya bisa langsung berkoordinasi dengan sub koordinator+JFU+dosen dan berinteraksi langsung dengan mahasiswa+alumni, meskipun  ruang frontdesk adalah 1 ruangan yang dibagi mengadi 2 ruangan yakni 1 ruang kerja yang berisikan 1 meja sub koordinator, 7 meja kerja JFU dan 1 ruangan lainnya sebagai gudang (gudang umum, akademik dan kepegawaian) sebagaimana foto-foto dibawah ini:


Ket. Gambar frontdesk tampilan dalam

 


Ket. Gambar gudang yang menyatu dengan frontdesk

 


Ket. isi sebagian gudang

Selanjutnya, tanpa pikir panjang, saya sampaikan ke bu wadek 2 FUF, bahwa dalam rangka optimalisasi tusi Koordinator, optimalisasi koordinasi dengan sub koordinator dan JFU serta mengawal pengurusan layanan administrasi akademik dosen, mahasiswa dan alumni di ruang frondesk FUF, saya bersama teman-teman kerja (saya menyebut sub koordinator+JFU dengan sebutan “teman-teman”) dengan dukungan pimpinan akan mengalihfungsikan ruang gudang yang menyatu dengan frontdesk sebagai ruang kerja dan memindahkan sekaligus menata ulang ruang gudang guna memudahkan pencarian dokumen dan barang persediaan, saya mengajukan lembur selama 2 ( dua ) hari, Sabtu-Minggu Tanggal : 6-7 Agustus 2022.

Alhamdulillaah lembur sudah ditunaikan dan saya berhasil mendapatkan ruang kerja yang saya inginkan, ruang kerja yang bisa memberi energi positif seperti foto-foto dibawah ini

Ruang kerja adalah salah satu tempat saya menghabiskan di sebagian waktu 24 jam/hari, waktu normal kerja kantor adalah 8 jam, tetapi tidak menutup kemungkinan kadang saya bekerja lebih dari jam normal.

Sebagai koordinator yang meng-koordinatori dan bertanggung jawab langsung atas 2 sub koordinator dan secara tidak langsung juga kepada 10 JFU, maka saya perlu mencari cara bagaimana produktivitas teman-teman dapat terus meningkat mengikuti perkembangan zaman agar mereka merasa nyaman saat bekerja, sehingga teman-teman dapat menyelesaikan    berbagai    tugas    dengan    mudah    tanpa    stres    dan    akhirnya menghasilkan output yang baik pula.

Semoga berawal dari ruang gudang inilah, dengan dukungan pimpinan FUF, saya dapat mewujudkan  ruang  kerja  pintar  (smart  office)  untuk  FUF.  Bahwa  saya  tidak  hanya sekedar  mengubah  penataan  layout  ruang  kerja,  namun  lebih  dari  itu,  semoga  bisa memberi  energi  positif  terhadap  mindset  dan  kebiasaan   dari  teman-teman  dalam bekerja.   Amat  sangat  mengharap  dapat  mengubah  budaya  organisasi  dari  sektoral menjadi kolaboratif, mendorong komunikasi secara vertikal dan horizontal menjadi lebih cair, meningkatkan efisiensi penggunaan ruang kantor dan  menumbuhkan daya kreasi, inovasi, serta meningkatkan produktivitas dengan harapan pimpinan fakultas dan rektorat mewujudkan niat ini dengan melengkapi sarana prasarananya, selalu mendukung dan memastikan bahwa kinerja tugas fungsi layanan semakin meningkat dan baik, membuat tendik semakin kompeten, berkinerja tinggi dan mampu melaksanakan seluruh amanah organisasi"

I LOVE UINSA